GAP-Analyse – operative und strategische Lücken schließen

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GAP-Analyse

Eine GAP-Analyse wird zur Untersuchung und Abschätzung der Lücke zwischen Anspruch und Wirklichkeit in einem Unternehmen eingesetzt. Dieser Gap oder auf deutsch die Lücke kann sich auf gegenwärtige oder auf zukünftige und entsprechend prognostizierte Werte beziehen. Die GAP-Analyse, aus dem Bereich der Methoden & Konzepte  in der Betriebswirtschaftslehre, ist ein Instrument zur Analyse und Optimierung von Abläufen in einem Unternehmen.

Häufig gestellte Fragen

Für die Erhebung der Daten und die Verarbeitung sind statistische Methoden der Datenverarbeitung nötig. Müssen Vergleiche mit vergangenen Entwicklungen zum Zweck einer Prognose angestellt werden, musst du auch diese Daten entsprechend verarbeiten und berücksichtigen können.

Die Lücke zwischen der Realität und dem angestrebten Zustand lässt sich auf verschiedene Ursachen zurückführen. Die übliche erste Unterteilung bezieht sich auf operative und strategische Gründe. Diese bieten einen natürlichen Anschlusspunkt der GAP-Analyse zum Erarbeiten von notwendigen Maßnahmen.

Diese Gründe erstrecken sich auf alle betrieblichen Abläufe und externen Einflüsse. Beispiele dafür sind Lücken in der Finanzierung, des zur Verfügung stehenden Personals oder des Know-Hows.

Nein, das ist sie nicht. Sie stellt einen ersten Schritt dar, aber eine Einschränkung ihrer Wirksamkeit ergibt sich schon daraus, dass mit dieser Methode nur quantifizierbare Einflüsse überhaupt berücksichtigt werden können.

Die GAP-Analyse stellt die Vorarbeit zum Identifizieren und Treffen von Maßnahmen dar, die zum Schließen einer Lücke erfolgversprechend sind. Die GAP-Analyse dient hauptsächlich der Feststellung von Problemen und ihrer frühen Erkennung. Die Behebung der Probleme ist dann Gegenstand anderer Methoden.

Definition: Die GAP-Analyse

Die GAP-Analyse ist eine Methode zur Bestimmung der Lücke zwischen dem Ziel und einem Anspruch an die Ergebnisse einer Firma und dem tatsächlichen oder wahrscheinlichen Ergebnis. Als wahrscheinliches Ergebnis wird dasjenige angesehen, das sich aus der Fortführung der derzeitigen Geschäftstätigkeit ergibt.

Eine GAP-Analyse soll die Antwort auf die folgende Frage liefern: Wird mit dem derzeitigen Tagesgeschäft das strategische Ziel des Unternehmens erreicht? Wenn das nicht der Fall ist, wie groß ist die Lücke zwischen dem Ziel und dem vorliegenden oder vorhergesagten Ergebnis?

Bestandteile der GAP-Analyse

Schritt 1: Ein Zielwert wird zur Grundlage der GAP-Analyse festgelegt. Dieser Wert soll den Unternehmenserfolg möglichst gut abbilden. Als typische Beispiele für einen solchen Wert kannst du den Gewinn oder den Umsatz einer Firma ansehen.
Schritt 2: Der derzeitige Wert der Zielgröße wird ermittelt.
Schritt 3: Unter der Annahme der Fortführung der Geschäftstätigkeit wird die Entwicklung der Zielgröße in der Zukunft abgeschätzt.

Für eine Lücke zwischen dieser Voraussage und dem angestrebten strategischen Ziel kommen im Wesentlichen zwei Gründe in Frage. Diese sind auch den Maßnahmen zum Schließen der Lücke direkt zugeordnet.

  • Die operative Lücke
    Sie bezieht sich auf suboptimale Aspekte der betrieblichen Abläufe. Geeignete Maßnahmen zum Schließen einer operativen Lücke sind beispielsweise Kosteneinsparungen oder allgemeine Steigerungen der Effizienz.
  • Die strategische Lücke
    Sie stellt den Teil der Lücke dar, der nach dem Schließen der operativen Lücke übrig bleibt. Diese Lücke lässt sich nur mit grundsätzlichen Änderungen der Geschäftstätigkeit des Unternehmens schließen. Wenn entsprechende Anstrengungen dazu unterbleiben, kann im äußersten Fall das Weiterbestehen des Unternehmens gefährdet sein.

Grafik zur GAP-Analyse

Für die Darstellung der Ergebnisse einer GAP-Analyse bietet sich eine grafische Aufbereitung an. Dafür wird die horizontale Achse als Zeitachse angesehen. Darüber werden die Werte der Zielgröße dargestellt und zwar als Funktionen der Zeit. Drei Linien sind in einem solchen Diagramm eingetragen. Die erste stellt den angestrebten Verlauf der Entwicklung der Zielgröße dar. Die zweite Funktion gibt den Verlauf ohne weitere Maßnahmen an, die dritte den Verlauf nach dem Schließen der operativen Lücke.

Hier siehst du eine ganz einfache grobe grafische Darstellung der GAP-Analyse:

GAP-Analyse Grafik

Ein Beispiel für eine GAP Analyse

Wie wird die GAP-Analyse in einem Unternehmen angewendet? Nimm an, dein Unternehmen will ein neues Produkt herausbringen. Als Grundlage für eine solche Entscheidung wird fast notwendigerweise zumindest ein Teil einer GAP-Analyse durchgeführt. Keine Firma wird schließlich ein Produkt auf den Markt bringen, ohne eine klare Vorstellung von den angestrebten Verkaufszahlen zu haben. Die Zielgröße ist in diesem Fall also der Umsatz, der mit diesem neuen Produkt erzielt wird.

Eine GAP-Analyse wird dann daraus bestehen, unter Verwendung aller zur Verfügung stehenden Daten den zu erwartenden Verlauf des Umsatzes vorherzusagen. Jederzeit lassen sich dann die tatsächlichen Verkaufszahlen mit den erwarteten vergleichen. Ergibt sich eine Lücke zwischen diesen Zahlen, führt das ganz natürlich zur Frage nach dem Grund. Ist dieser operativ, liegen Maßnahmen wie Effizienzsteigerungen nahe. Strategische Gründe wären Mängel am neuen Produkt.

Vorteile und Nachteile der GAP-Analyse

SWOT-Analyse Vorteile
  • Die Methode erfordert es, dass du dir über die angestrebten Zielgrößen klar wirst und eine zumindest grobe Abschätzung vornimmst. Schon diese Schritte sind eine nützliche Übung, die in einem Betrieb ständig eine Rolle spielen sollte.
  • Die Methode dient der Früherkennung von Schwachstellen. Verschiedene Projektionen werden durchgespielt, was auch die mögliche Genauigkeit der Prognosen grob erkennen lässt.
SWOT-Analyse Nachteile
  • Die Methode kann nur quantifizierbare Einflüsse berücksichtigen. Sie verleitet dazu, durchaus absehbare, aber eben nicht zahlenmäßig erfassbare Faktoren nicht oder zu wenig in Betracht zu ziehen.
  • Die Fortschreibung derzeitiger Daten ist problematisch. Auch aufwendige Methoden aus der Statistik ermöglichen keine exakten Prognosen. Deren Genauigkeit ist eine Frage, die oft offen bleiben muss. Der Fokus auf quantifizierbaren Daten verleitet dazu, diesen einen zu großen Stellenwert einzuräumen.

Kann oder sollte die GAP-Analyse zusammen mit anderen Analysemethoden verwendet werden?
Ja, das sollte sie auf jeden Fall. Die GAP-Analyse ist sogar nur dann sinnvoll, wenn sie Anlass zum Suchen von geeigneten Maßnahmen ist. Diese verfolgen dann das Ziel, die identifizierte Lücke zu schließen.

Zusammenfassung

Die GAP-Analyse ist eine gute Motivation dafür, die Abläufe im Unternehmen im Auge zu behalten und einen Vergleich des Ist-Zustandes mit dem angestrebten Zustand vorzunehmen. In diesem Sinn passt die Methode ganz natürlich in die betriebliche Planung. Werden detaillierte Vorhersagen von Abläufen und Zielgrößen angestrebt, sind aufwendigere Methoden dafür notwendig. Diese können und sollen auch verwendet werden. Es sollte dir aber immer klar sein, dass nicht alle wichtigen Einflüsse so darstellbar sind und auch anspruchsvolle statistische Methoden nur so gute Ergebnisse liefern können, wie die Qualität der verwendeten Daten das erlaubt.