Scannen – Definition, Funktionsweise & Scanner-Arten

Das Scannen ist ein zentraler Aspekt der Digitalisierung. Beim Scannen werden Dokumente, Fotos oder andere Vorlagen in digitale Dateien umgewandelt, schnell, präzise und in hoher Qualität. Für das Ergebnis ist dabei die Auflösung, mit der der Scanner arbeitet, entscheidend. Da das Scannen eng mit dem Drucken verwandt ist, wird der Begriff auch häufig bei bekannten Druckbegriffen aufgeführt.

Definition: Scannen

Der Begriff „Scannen“ bezeichnet den Prozess, bei dem analoge Dokumente oder Fotos mithilfe eines Scanners in ein digitales Format umgewandelt werden.

Dabei tastet das Gerät die Vorlage Punkt für Punkt oder Zeile für Zeile ab und erstellt daraus ein exaktes Abbild, das als digitale Datei, meist als JPEG, PNG oder PDF, gespeichert wird. Diese Dateien lassen sich anschließend archivieren, weiterverarbeiten oder elektronisch versenden.

Scannen trägt so zu einer platzsparenden, umweltfreundlichen und effizienten Dokumentenverwaltung im digitalen Büroalltag bei.

Ursprung des Scannens

Die Ursprünge des Scannens reichen bis in die Mitte des 20. Jahrhunderts zurück. Erste Entwicklungen basierten auf der Idee, Bildinformationen elektronisch zu erfassen und zu übertragen, etwa für Faxgeräte. In den 1950er-Jahren entstanden erste Bildabtastsysteme, die jedoch noch sehr rudimentär arbeiteten.

Der eigentliche Durchbruch gelang in den 1980er-Jahren mit der Verbreitung von Personal Computern (PC). Bis dahin waren nur analoge Kopien möglich, die meist umständlich und zeitaufwendig waren.

Der erste Scanner war ein einfacher Handscanner, mit dem nur wenige Zeilen Text manuell erfasst werden konnten. Erst Mitte der 1990er Jahre folgten große Kopiergeräte mit integrierter Scanfunktion, die sich fest im Büro etablierten (häufig als Teil von Multifunktionsgeräten).

Parallel dazu kamen Flachbettscanner auf den Markt, die auch Privatpersonen das Digitalisieren eigener Dokumente und Fotos ermöglichten. Anfangs arbeiteten diese Scanner mit einfacheren Sensoren, später wurde dann auch eine hohe Scanqualität erschwinglich.

Heute ist Scannen dank mobiler Apps, cloudbasierter Dienste und leistungsstarker Geräte überall möglich, wodurch das Scannen flexibel, alltagstauglich und effizient für nahezu jeden geworden ist.

Funktionsweise von Scannern

Scanner arbeiten mit Licht, um Dokumente zu erfassen. Eine Lichtquelle tastet die Vorlage Zeile für Zeile ab, wobei eine bewegliche Einheit unter einer Glasplatte helle und dunkle Bereiche erkennt. So entsteht ein digitales Abbild, das aus vielen kleinen Bildpunkten, sogenannten Pixeln, zusammengesetzt wird.

Moderne Scanner nutzen dafür meist CCD-Sensoren. Für Farbscans kommen drei Sensoren zum Einsatz, die RGB-Farben erkennen. Einfache Sensoren unterscheiden dagegen nur Helligkeitsstufen und sind für Schwarz-Weiß- oder Graustufenscans geeignet. Je genauer die Sensoren, desto detailreicher das Ergebnis.

Neben der richtigen Technik ist auch die Handhabung wichtig: Das Scannerglas sollte regelmäßig gereinigt werden, und die Vorlage muss sauber und gerade aufliegen, denn unsaubere oder schiefe Scans wirken unprofessionell und verursachen Mehraufwand.

Zur Nachbearbeitung empfehlen sich einfache Bildbearbeitungsprogramme. Wer Texte digital weiterverarbeiten möchte, sollte auf eine OCR-Software setzen. Damit werden eingescannte Inhalte durchsuchbar und bearbeitbar, was besonders bei Büchern oder längeren Dokumenten nützlich ist.

Viele moderne Drucker sind sogenannte Multifunktionsgeräte, das heißt sie drucken, kopieren und scannen. Mit diesen Geräten lassen sich Dokumente einfach digitalisieren, egal ob über einen Dokumenteneinzug oder ein Flachbett unter einer Scannerklappe. Häufig ist allein schon die Kopierfunktion ein Hinweis darauf, dass ein Scanner im Drucker verbaut ist.

Um vom Drucker auf den PC zu scannen, müssen beide Geräte miteinander verbunden sein, das kann per USB-Kabel oder WLAN erfolgen. Wichtig ist, dass der Drucker korrekt installiert ist und auf dem Computer erkannt wird. Meist ist eine passende Software bereits mitgeliefert oder kann über die Herstellerwebsite heruntergeladen werden. Unter Windows lassen sich Scans aber auch ohne Zusatzprogramme direkt über eine integrierte Scan-App starten.

Beim Scannen sollte man auf einige grundlegende Einstellungen achten:

• Dateiformat: Für Bilder eignen sich Formate wie JPG oder PNG. Dokumente sollten im PDF-Format gespeichert werden, denn dieses Format ist stabil, weitverbreitet und auch nach Jahren problemlos zu öffnen.
• Auflösung: Eine Scanauflösung von 300 dpi ist in den meisten Fällen völlig ausreichend. Höhere Werte liefern zwar mehr Details, erzeugen aber auch deutlich größere Dateien.

Das Smartphone ist längst zu einem praktischen Werkzeug für den Büroalltag geworden, auch beim Scannen. Dokumente lassen sich ganz einfach abfotografieren und in PDFs umwandeln. Apps erkennen dabei automatisch das Dokument, schneiden es passend zu und ermöglichen Nachbearbeitungen wie Drehen, Zuschneiden oder Texterkennung. Nach dem Scan kann die fertige Datei direkt gespeichert, mit anderen geteilt oder in der Cloud abgelegt werden.

Voraussetzung für ein gutes Ergebnis sind eine gute Beleuchtung und Ausrichtung. Am besten wird bei Tageslicht gescannt, das Dokument auf eine glatte, einfarbige Oberfläche gelegt und das Smartphone gerade darüber gehalten. So erkennt die App den Rand besser und die Nachbearbeitung wird einfacher.

Für besonders saubere Ergebnisse lohnt es sich, den Scan später mit einer Bild- oder PDF-App zu bearbeiten, beispielsweise in Adobe Acrobat Reader. Dort kann die Helligkeit angepasst, der Text hervorgehoben oder mehrere Seiten zusammengeführt werden.

Auch wenn Handy-Scanner stationäre Geräte in puncto Qualität, z. B. bei Fotos oder Urkunden, nicht immer ersetzen können, bieten sie für den Alltag eine schnelle, mobile und kostenlose Lösung. Vor allem unterwegs, in der Uni, bei der Arbeit oder zu Hause, bietet das Scannen mit dem Handy eine sinnvolle Alternative.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Für das Scannen mit dem Handy zeigen wir dir im Folgenden eine Schritt-für-Schritt-Anleitung.

• Falls das Handy keine integrierte Scan-Funktion besitzt, kann eine kostenlose Scan-App wie Adobe Scan oder Microsoft Lens aus dem App-Store installiert werden.
• Nach dem Start öffnet sich die Kamera in der Regel automatisch im Scan-Modus. Falls dies nicht geschieht, lässt sich die Funktion manuell aktivieren.
• Das zu scannende Dokument sollte auf einer glatten, einfarbigen Oberfläche liegen, idealerweise bei guter Beleuchtung und ohne störende Schatten oder Reflexionen.
• Das Smartphone wird parallel und ruhig über dem Dokument positioniert. Die App erkennt meistens automatisch die Ränder und löst selbst aus, alternativ kann manuell ausgelöst werden.
• Mehrere Seiten lassen sich über Funktionen wie „Weitere Seite hinzufügen“ oder „Fortfahren“ zu einem zusammenhängenden PDF kombinieren.
• Nach dem Scanvorgang besteht die Möglichkeit, das Ergebnis nachzubearbeiten, etwa durch Zuschneiden, Drehen, Anpassen von Helligkeit oder Kontrast sowie optional durch eine Texterkennung.
• Abschließend wird der Scan als PDF oder Bilddatei gespeichert und kann über verschiedene Kanäle weitergeleitet oder in einer Cloud abgelegt werden.

Privat vs. professionell scannen

Je nachdem, was man scannen möchte, lohnt es sich, das Scannen einem professionellen Scandienstleister zu überlassen. Gerade große Unternehmen, aber auch kleinere Betriebe und Privatpersonen profitieren von einem professionellen Scan, da die Digitalisierung deutlich schneller verläuft und hohe Qualität garantiert.

Während der private Scanvorgang zeitintensiv ist, übernehmen Dienstleister den gesamten Prozess, von der Digitalisierung über die Nachbearbeitung bis hin zur formatgerechten Bereitstellung.

Anhand der Tabelle wird deutlich, dass privates Scannen ideal für kleinere Aufgaben im Alltag ist. Wenn man jedoch größere Mengen an Dokumenten bearbeiten, archivieren oder rechtssicher speichern möchte, spart man bei einem professionellen Dienstleister Zeit und Ressourcen.

Welche Medien können gescannt werden?

Grundsätzlich lässt sich alles scannen, was flach auf einem Scanner platziert werden kann. Wichtig ist jedoch, dass vor dem Scannen Heftklammern, Büroklammern, Fadenbindungen oder Heftstreifen entfernt werden. So wird die Scannerscheibe vor Kratzern geschützt und die Seiten werden beim Scanprozess nicht geknickt oder falsch erfasst.

Hier folgt eine Übersicht über alle scanbaren Medien:

• Ordner,
• Dokumente,
• Akten,
• Belege,
• Rechnungen,
• Zeichnungen,
• Pläne,
• Fotos,
• Negative,
• Dias,
• VHS,
• Videokassetten,
• Super8,
• Mini DV.

Scanner-Arten

Je nach Einsatzzweck stehen beim Scannen unterschiedliche Gerätetypen zur Verfügung, die sich in Bedienung, Qualität und Ausstattung unterscheiden.

Die Wahl des passenden Scanners hängt vor allem davon ab, was gescannt werden soll. Während für Texte bereits eine mittlere Auflösung ausreicht, benötigen Fotos oder farbige Grafiken eine höhere Auflösung und Farbtiefe für ein gutes Ergebnis.

Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über gängige Scanner-Arten.